Chuyển biến mới trong công tác kiểm toán nội bộ của Tổng công ty 319

     Với chức năng, nhiệm vụ xác định mặt bằng tài chính, kết quả SXKD của đơn vị; đánh giá tính trung thực, hợp lý của số liệu trên báo cáo tài chính; từ đó tham mưu cho chỉ huy Tổng công ty các biện pháp sát thực, phù hợp trong công tác quản lý, điều hành sản xuất, đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ đúng quy định, pháp luật.

     Những năm qua, nhất là năm 2014, phòng Kiểm toán nội bộ (KTNB) đã chủ động nắm bắt tình hình hoạt động công tác kiểm toán thời gian trước, đồng thời triển khai thực hiện nhiệm vụ gắn với việc phân công công việc một cách cụ thể đối với từng CB, NV theo  phương châm “Khách quan, Cụ thể và Sáng tạo”. 

Đại tá Nguyễn Văn Tứ - Q.Trưởng phòng Kiểm toán nội bộ kiêm Kiểm soát viên Tổng công ty

     Trên cơ sở có sự thống nhất về công tác chuyên môn nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm cao của CB, NV, phòng KTNB đã tập trung thực hiện nhiệm vụ theo định hướng “Chuẩn xác, kịp thời, hiệu quả và đúng pháp luật”. Phòng đã soạn thảo, sửa đổi Quy chế hoạt động KTNB để phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ thực tế hiện nay, được chỉ huy TCT phê duyệt, tạo điều kiện thuận lợi cho Phòng trong công tác tổ chức thực hiện nhiệm vụ.

    Trọng tâm trong hoạt động KTNB thời gian qua đó là việc xây dựng kế hoạch kiểm toán đối với các đơn vị thành viên và kế hoạch kiểm tra xử lý tồn đọng mất cân đối tài chính (MCĐTC) của các cá nhân, tập thể. Tuy có những khó khăn nhất định, quân số của phòng ít; kinh nghiệm thực tế, trình độ chuyên môn của CB CNV không đồng đều… Song Phòng đã thường xuyên nhận được sự lãnh đạo, chỉ đạo sâu sát của Thường vụ Đảng ủy, Chủ tịch HĐTV, Ban Giám đốc TCT cũng như sự phối hợp tạo điều kiện thuận lợi của các cơ quan, đơn vị thành viên; Phòng đã cân đối đánh giá xác định phân loại công việc để tập trung giải quyết trước những việc quan trọng thiết yếu. Có những việc rất khó khăn phức tạp cần quyết liệt ngay, có việc phải xử lý từng bước nhưng tiến hành đồng loạt để khơi dậy và thúc đẩy mọi người cùng vào cuộc. Vì vậy, phòng đã nhanh chóng ổn định và đi vào hoạt động hiệu quả với những bước chuyển biến tích cực.

    Đối với công tác kiểm toán: Phòng đã kiểm tra, đánh giá, kết luận, chỉ ra những mặt mạnh, mặt yếu của đơn vị và kịp thời hướng dẫn để đơn vị làm tốt hơn công tác quản lý tài chính, quản lý SXKD và quản trị doanh nghiệp. Năm 2014 Phòng đã hoàn thành 100% kế hoạch kiểm toán đối với các đơn vị thành viên đạt kết quả tốt.

Đ/c Đại tá Nguyễn Văn Tứ  chủ trì Hội nghị Kết kuận Kiểm toán kết quả SXKD năm 2013 và Quý I năm 2014 đối với Cty TNHH MTV 319.5

Đơn vị tham gia ý kiến xây dựng Báo cáo tại Hội nghị

    Đối với công tác xử lý tồn đọng MCĐ tài chính đã tập trung giải quyết dứt điểm với một số cá nhân, tập thể có nợ đọng tài chính, đặc biệt có trường hợp nợ đọng kéo dài suốt 14 năm qua chưa xử lý được. Bên cạch sự quyết liệt của phòng KTNB có sự chỉ đạo trực tiếp của TGĐ Tổng công ty - Trưởng ban CĐ 1 đã giúp cho công tác này hoàn thành tốt nhiệm vụ. Tính từ đầu năm đến tháng 10 năm 2014, phòng đã xử lý tồn đọng mất cân đối tài chính là 20.668.631.212 đồng, trong đó: Thu nợ tập thể các đơn vị là 9.329.557.575 đồng; cá nhân nộp tiền mặt về TCT và các đơn vị là 3.396.534.028 đồng ; xác nhận giảm MCĐ chuyển về nợ phải thu là 7.942.539.609 đồng. Đồng thời phòng KTNB đã xây dựng được hệ thống báo cáo quản trị để hướng dẫn cho các đơn vị cùng chủ động thực hiện, nắm bắt tình hình tài chính của đơn vị mình, có KH điều chỉnh, không để bị động và chậm trễ.

    Có thể nói, công tác KTNB đã và đang được tổ chức thực hiện có chiều sâu, từng bước đáp ứng yêu cầu kiểm tra, xác định chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính các đơn vị thành viên cũng như công tác kiểm soát lộ trình xử lý tồn đọng MCĐ TC và quản trị doanh nghiệp. Đặc biệt trong quá trình kiểm toán đối với các đơn vị, phòng KTNB nhận thấy còn một số hạn chế, tồn tại cần được quan tâm, khắc phục, đó là:

    Về đội ngũ cán bộ, nhân viên ngành Tài chính của một số đơn vị chưa đảm bảo về số lượng, trình độ còn nhiều hạn chế, hiệu quả quản lý chưa cao. Chỉ huy một số đơn vị còn thiếu kinh nghiệm trong công tác quản lý tài chính, chưa quyết liệt trong xử lý tồn đọng MCĐ TC.

    Công tác tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ chưa thường xuyên, việc giao nhiệm vụ thi công một số công trình chưa chặt chẽ nên khi công trình quyết toán bị thua lỗ đã gặp nhiều khó khăn trong việc phân định khách quan, chủ quan; ranh giới giữa hạch toán tập trung và hạch toán khoán chưa rõ ràng, dẫn đến tiềm ẩn thua lỗ.

    Công tác bàn giao Giám đốc và Kế toán trưởng của một số đơn vị thực hiện không chặt chẽ dẫn đến để lại hậu quả xấu về sau.

    Công tác kiểm kê khối lượng dở dang và kiểm kê tài sản trang thiết bị cuối kỳ, cuối năm không chính xác, cụ thể đã để lại tiềm ẩn MCĐ tài chính lớn cho một số đơn vị.

     Để công tác quản lý, quản trị DN đạt hiệu quả tốt hơn, phòng KTNB đề xuất một số giải pháp như sau:

     Một là, từ TCT đến các đơn vị thành viên, các đội, công trường cần quan tâm sâu sắc, lựa chọn sắp xếp con người vào các vị trí đảm nhiệm công tác, quản lý tài chính, quản lý sản xuất kinh doanh, bảo đảm đủ về số lượng, trình độ chuyên môn và đặc biệt là tâm huyết, có trách nhiệm cao trong công việc cũng như tự giác chịu trách nhiệm khi xảy ra hậu quả trong quản lý tài chính và sản xuất kinh doanh.

     Hai là, trong quản lý SXKD cần xác định rõ chu kỳ hạch toán đối với một công trình là phải bắt đầu từ chi phí giao dịch tìm kiếm việc làm đến khi hợp đồng và thi công, bàn giao công trình cho CĐT, thanh quyết toán, bảo hành công trình, kiểm toán và thẩm định, thu hồi đến đồng vốn cuối cùng mới tạm thời kết thúc một chu kỳ hạch toán không chỉ dừng lại khi quyết toán bàn giao công trình, cần hạch toán rõ ràng, chi tiết cho từng công trình không để “dắt dây” giữa các công trình.

     Ba là, khi giao nhiệm vụ thi công, phải quy định ngay công tác hạch toán kế toán, để thống nhất quản lý, chỉ đạo cũng như quy trách nhiệm khi kết quả SXKD bị thua lỗ, thất thoát do nguyên nhân chủ quan.

     Nếu là khoán gọn khi giao quyết định thi công thì đồng chí Đội trưởng, Chỉ huy trưởng công trường phải có bản cam kết chịu trách nhiệm trước cấp ủy, Ban Giám đốc về tiến độ chất lượng, kỹ - mỹ thuật và hiệu quả của công trình, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và cấp trên, đảm bảo tốt đời sống vật chất và tinh thần cho CB CNV, SXKD đúng pháp luật, chịu trách nhiệm về mọi khoản chi phí hậu bàn giao công trình cũng như cắt quyết toán và thu hồi đến đồng vốn cuối cùng.

     Nếu là hạch toán tập trung cũng phải đảm bảo khách quan, chuẩn xác và phải chịu phân bổ các khoản chi phí và các chỉ tiêu khác đều phải được hạch toán chặt chẽ đầy đủ, không để phân bổ lẫn vào chi phí quản lý khối cơ quan của đơn vị.

     Đa số các công trình hạch toán tập trung là có hiệu quả cao và đảm bảo các yêu cầu về hạch toán nhưng cũng không ít những công trình hạch toán tập trung đã để lại thua lỗ và hậu quả là “cha chung không ai khóc”. Trong trường hợp này nếu không quản lý chặt chẽ có thể dẫn tới tình trạng “đối xử con đẻ, con nuôi” giữa hai phương pháp hạch toán. Vì nếu khoán gọn là mọi chi phí từ văn phòng phẩm đến lương bộ phận quản lý, chi phí sản xuất, lãi vay, thanh quyết toán thu hồi đến đồng vốn cuối cùng là công trình phải chịu toàn bộ. Còn hạch toán tập trung nếu không quản chặt có những công trình không rõ ràng dẫn đến chi phí lương cán bộ quản lý và chi phí khác cũng như lãi vay và quan hệ giai đoạn hậu bàn giao của công trình có thể lại để công trình khác chịu hoặc phân bổ vào chi phí quản lý chung của khối cơ quan chịu. Trong trường hợp này nếu bóc tách chặt chẽ một số công trình hạch toán tập trung và phân bổ đầy đủ chi phí, chỉ tiêu giao nộp và mọi khoản phát sinh sau khi bàn giao công trình thì có những công trình hạch toán tập trung lại tiềm ẩn thua lỗ. Vì vậy phải quản lý chặt chẽ và có quan điểm rõ ràng để áp dụng phù hợp đối với cả hai phương pháp này khi giao nhận công trình.

     Bốn là, về công tác nội nghiệp phải được bố trí sắp xếp cán bố, nhân viên có chuyên môn, kinh nghiệm và điều kiện làm việc để hoàn thiện kịp thời các hồ sơ thanh toán giai đoạn, quyết toán công trình, không để kéo dài sẽ không thu hồi được vốn, dễ dẫn đến nợ khó đòi.

     Năm là, về công tác xử lý tồn đọng và thu hồi công nợ của các đơn vị nên để đồng chí Giám đốc là trưởng ban thu hồi công nợ trực tiếp chỉ đạo nhiệm vụ này. Đồng chí Phó Giám đốc làm phó ban thường trực để giúp việc đắc lực cho đồng chí Giám đốc. Ban thu hồi công nợ các đơn vị phát huy đúng vai trò, nhiệm vụ, đối với việc thu hồi công nợ có kế hoạch và lộ trình xử lý tồn đọng MCĐ TC cũ một cách quyết liệt, cụ thể, không để phát sinh tăng MCĐ TC mới.

     Sáu là, quan hệ công tác giữa các phòng, ban nhất là Tài chính - Kế toán và KH - KT của các đơn vị cần phối hợp chặt chẽ, kịp thời đảm bảo tính thống nhất và chính xác về số liệu báo cáo các chỉ tiêu như giá trị sản xuất, nghiệm thu thanh toán, thu hồi vốn,… Số A ứng, A nợ giữa kế toán và KH – KT phải khớp nhau và cùng ký nhận trách nhiệm để đảm bảo chính xác về số liệu hạch toán của toàn đơn vị từ dưới lên trên. Số liệu của KH là cơ sở để kế toán đối chiếu xử lý khi có chênh lệch lớn chi phí so với định mức để xử lý và chủ động kiểm soát ngăn chặn, tránh hao hụt mất mát. Công tác tập hợp chứng từ đầu vào và các báo cáo kế toán phải đảm bảo chặt chẽ đúng luật. Công tác kê khai, nộp thuế đúng quy định không để thanh tra, kiểm toán nhà nước, xuất toán xử phạt. Nhiệm vụ này đặt ra yêu cầu đối với Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp của các đơn vị phải dành nhiều thời gian rà soát lại để thực hiện đúng yêu cầu.

     Bảy là, công tác kiểm kê khối lượng dở dang và kiểm kê vật tư, tài sản, trang thiết bị cuối kỳ, cuối năm phải đảm bảo chặt chẽ đúng thực tế.

     Công tác bàn giao Giám đốc và Kế toán trưởng các đơn vị (khi có sự thay đổi) cần phải thực hiện chặt chẽ kịp thời, xác định đúng các khoản nợ phải thu, phải trả,… Khi bàn giao cần có đủ thành phần cơ quan chuyên môn và đại diện chỉ huy cấp trên dự chỉ đạo. Nếu làm tốt việc này sẽ tránh được MCĐ TC lớn sau bàn giao và đảm bảo công tác tài chính sẽ thông suốt giữa hai giai đoạn cũ và mới, không phải xử lý hậu quả.

     Với kết quả đã đạt được và những giải pháp đề ra; sự quyết tâm nỗ lực trong hoạt động của phòng KTNB cùng với sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng, ban cơ quan, đơn vị, sự lãnh đạo, chỉ đạo tạo điều kiện của lãnh đạo, chỉ huy TCT. Thời gian tới công tác quản lý tài chính, điều hành SXKD và quản trị doanh nghiệp của toàn TCT sẽ đạt hiệu quả tốt, góp phần xây dựng TCT tiếp tục vươn tới những tầm cao mới.

Bài: Đại tá Nguyễn Văn Tứ - Q.TP KTNB

Ảnh: Thượng úy Mai Huy Đức - Văn phòng TCT